В Транскрипт реализована возможность трехстороннего электронного документооборота.
Участники документооборота:
- Комитет - инициатор документооборота (Комитет земельных и имущественных
отношений г. Казани).
- Ссудодатель, Ссудополучатель - остальные участники.
Роли участников документооборота:
Для Комитета определены роли «Руководитель», «Начальник отдела» и «Специалист».
Для Ссудодателя и Ссудополучателя определены роли «Руководитель» и «Главный
бухгалтер».
Порядок обмена электронными документами:
- Комитет направляет договор и акт приема-передачи без подписи Ссудодателю.
- Ссудодатель проверяет документы, подписывает электронной подписью и передает
Ссудополучателю. При наличии замечаний документы возвращаются с отказом в
Комитет.
- Ссудополучатель проверяет полученные документы от Ссудодателя, подписывает
электронной подписью и передает на утверждение в Комитет. При наличии замечаний
возвращает с отказом в Комитет.
- Ответственный специалист Комитета проверяет правильность документов, подписанных Ссудодателем и Ссудополучателем, согласовывает и передает на согласование начальнику отдела.
- Начальник отдела подписывает и передает на утверждение руководителю Комитета.
- После утверждения договора руководителем Комитета, ответственный сотрудник Комитета
регистрирует договор (присваивает номер и дату) и вносит сведения в реестр
собственности г. Казани.
- После регистрации всем сторонам приходит уведомление об утверждении договора (номер и дата).
Акт приема - передачи со стороны Ссудодателя и Ссудополучателя, помимо руководителей
учреждений, подписывают бухгалтера.
В случае отказа в подписи, документооборот завершается со статусом "Отказано". Досрочно
завершить документооборот может только инициатор - Комитет.
Статусы:
- В процессе (На подписи / На согласовании / На утверждении).
- Завершен успешно (Успешно завершен).
- Отказано (Отклонен).
Внимание: В ходе документооборота формируются уведомления об изменении статуса
документа. Уведомления приходят на электронную почту сотрудника, если он подписан на их
получение. Настройка выполняется в профиле пользователя в разделе Настройка
уведомлений.