Юридическое обоснование значимости электронного документа

Юридическая значимость электронного документооборота с применением усиленной квалифицированной электронной подписи подтверждается нормами действующего законодательства.

Электронный документ имеет юридическую значимость и в том случае, когда подписан собственноручно, и в том случае, когда подписан электронной подписью. (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в пункте 3 статьи 4). Бумажная и электронная версии документа являются равнозначными (Письмо Федеральной налоговой службы от 5 октября 2011 г. N ЕД-4-3/16368@).

Все документы, оформленные в цифровой форме, в том числе полученные посредством электронной связи и подписанные электронной подписью являются письменными доказательствами при рассмотрении дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (п. 1 ст. 71. Гражданского процессуального кодекса РФ и ст. 75 п.3. Арбитражного процессуального кодекса РФ).

Применение электронной подписи допускается при заключении договоров и иных соглашений между сторонами (пункт 2 статьи 160 ГК РФ).

Договор в письменной форме может быть создан в виде электронного документа, что удостоверяет его отправку именно от стороны договора (пункт 2 статьи 434 ГК РФ) и рассматривается как обмен документами (пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»).

Допускается также и отправка в электронном виде первичных документов бухгалтерского учета, а также счетов-фактур. Первичный документ подписывается с двух сторон электронной подписью. Счет-фактура – с одной стороны. Необходимо в данном случае наличие у участников сделки совместимых технических средств и возможности для приема и обработки этих документов в соответствии с принятыми формами и порядком. (пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; часть 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации; пункт 6 статьи 169 НК РФ).

В законодательстве утверждены следующие форматы документов и представлений документов в электронном виде: счета-фактуры и представления документа об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, а также об изменении их стоимости; передаче имущественных прав, представления документа о передаче товаров при торговых операциях и результатов работ (Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@; Приказ ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@; Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@; Приказ ФНС России от 30.11.2015 №ММВ-7-10/552@). Также утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалификационной подписи (Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н).

При этом в отношении счетов-фактур, нет необходимости составлять отдельный документ, в котором стороны соглашаются об использовании электронного документооборота (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики от 01.08.11 №03-07-09/26).

Такой порядок электронного документооборота действует как для государственных, так и для коммерческих организаций. Допускается заключение сделок и подписание документов, в том числе первичных учетных бухгалтерских документов в электронном виде с применением электронной подписи.

Подведем итоги.

Электронный документ признается юридически значимым, если:

1. Формат документа соответствует всем требованиям действующего законодательства (в случае его обязательного применения);

2. Документ оформлен в соответствии со всеми требованиями и правилами его заполнения;

3. Электронная подпись на документе корректна, выбран ее подходящий вид. Лицо, подписавшее документ, обладало соответствующим правом на момент подписания;

4. Обмен электронными документами осуществляется через операторов электронного документооборота (организации, обеспечивающих обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота).