Электронный обмен документами с контрагентами

2 декабря 2019 года

ЭДО — система, которая позволяет оптимизировать бухгалтерский учёт, передачу и получение документов от партнёров. При этом обеспечивается высокий уровень шифрования и безопасности.

Каждая организация должна заниматься ведением бухгалтерского учёта, и если раньше использовались только факсимильные (печатные) документы, то сейчас им на смену приходят электронные. Главные причины, по которым компании переходят на электронный обмен документами с контрагентами, — оптимизация работы, минимизация затрат времени и финансов.

Содержание

  1. Способы перехода на ЭДО с контрагентами.
  2. Нужен ли ЭДО вашей компании.
  3. Как организовать электронный документооборот с контрагентами.
  4. Заключение соглашения с оператором.
  5. Приобретение сертификата.
  6. Присоединение контрагентов.
  7. Как наладить электронный обмен документами с контрагентами.

Способы перехода на ЭДО с контрагентами

Есть два способа обмена документами с контрагентами.

  1. Напрямую. Для этого нужно заключить договор (соглашение), где должны быть прописаны способы, порядок взаимодействия. При этом следует помнить, что не все бумаги можно будет передавать напрямую.
  2. Через сервис. Сервис обмена электронными документами выгоден потому, что, подключившись к сети оператора, клиент получает посредника, который обладает счетами-фактурами, кадровыми, техническими и юридическими силами для законного обмена любыми документами.

Использование услуг оператора — наиболее оптимальный выбор. Существует приказ Минфина № 50н, по которому пересылка счётов-фактур в электронном виде может проводиться только через оператора ЭДО, только такой посредник сможет подтвердить сам факт перевода бумаг, если это потребуется.

Нужен ли ЭДО вашей компании?

Главная задача, которая решается электронным документооборотом, — оптимизация затрат времени и денег на обмен бумагами. В системе ЭДО вы сможете быстро и просто найти любой документ, направить его контрагенту, проконтролировать работу своих сотрудников. Электронный документооборот экономит не только время, но и ресурсы компании – не нужно тратить деньги на почту или курьера.

При внедрении ЭДО решаются следующие задачи:

  • Разработка автоматизированной работы для согласования и утверждения.
  • Хранение всех документов на едином сервере.
  • Возможность быстро отследить историю документооборота с конкретным контрагентом.
  • Создание проектов с большим количеством партнёров и участников.
  • Высокая степень безопасности и защищённости коммерческой тайны.

Иными словами, электронный документооборот нужен тем компаниям, руководители которых стремятся максимально оптимизировать и автоматизировать работу, выстроить прозрачную бизнес-модель, которую легко контролировать удаленно.

Как организовать электронный документооборот с контрагентами

Нужно выполнить три шага.

  1. Заключить договор с оператором.
  2. Купить сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты.
  3. Присоединить контрагентов к системе.

Заключение соглашения с оператором

Оно иногда именуется «присоединением к регламенту». В этом документе описываются все нюансы сотрудничества, сроки подключения к системе и стоимость, а также указываются правовые аспекты взаимодействия.

Приобретение сертификата

Есть три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Сертификат необходим для того, чтобы документ был признан равнозначным бумажному аналогу. Усиленная квалифицированная подпись — замена собственноручной подписи и проставленного штампа предприятия. Средство криптографической защиты требуется для защиты, шифровки и расшифровки электронных подписей (покупается у оператора).

Присоединение контрагентов

Скорее всего, некоторые из ваших бизнес-партнеров уже использует ту или иную систему ЭДО. Даже если он не является клиентом Taxnet, не беда. С помощью роуминга (технологии, которая позволяет обмениваться документами между разными операторами ЭДО), вы сможете наладить взаимодействие.

Партнеров, не зарегистрированных ни в одной системе ЭДО необходимо убедить в эффективности такого средства обмена документов. Как правило, это не составляет большого труда, так как практически все предприниматели уже слышали о преимуществах ЭДО и представляют, как работают эти системы. Подтолкнуть к положительному решению можно предоставив им бесплатный доступ к системе на два-три месяца. Подобные моменты можно обговорить с нашими специалистами — они подскажут, как лучше поступить.

Как наладить электронный обмен документами с контрагентами

Компания Taxnet занимается разработкой IT-решений для предприятий уже 15 лет, в том числе была разработана система «Транскрипт», позволяющая быстро, надежно, удобно и недорого наладить электронный обмен документами с контрагентами. Система была установлена у 100 000 клиентов (более 700 партнёров по всей стране). Что мы предлагаем?

  1. Обеспечим юридическую (правовую) силу всем передаваемым документам.
  2. Быстрое взаимодействие, отправку/приём документов между вами и вашими партнёрами.
  3. Надёжную защиту от несанкционированного доступа.
  4. Сохранность документов на всех этапах переправки и при хранении.
  5. Поддержку пользователей и обучение персонала пользованию программой.

Благодаря хорошо налаженной работе обеспечим быстрое подключение к системе и плавный переход на ЭДО. Для того, чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Источник: taxnet.ru