Правовые аспекты электронного документооборота

16 ноября 2016 года
Правовые аспекты электронного документооборота
Зачем нужен оператор электронного документооборота? Почему мы не можем передавать электронные документы по электронной почте?

В соответствии с приказом МинФина РФ № 50н электронные счета-фактуры обязательно должны передаваться через оператора ЭДО. Оператор ЭДО является третьим, незаинтересованным лицом между вами и контрагентами, и всегда сможет подтвердить/опровергнуть факт выставления документов. Кроме этого, мы можем дать акт технической экспертизы о том, проходил ли документ через нас или нет. Мы помогаем вам в привлечении ваших контрагентов к ЭДО и осуществляем техническую поддержку при необходимости.

Какими законодательными актами регулируется электронный документооборот?

  • Для договоров – п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использованием при совершении сделок … электронной подписи, либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом …»
  • Для счетов-фактур – п. 1 ст. 169 НК РФ «… Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме …»
  • Для других первичных учетных документов (акты, накладные) – п. 5 ст. 9 федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Каким образом обеспечивается юридическая значимость документов, передаваемых через операторов электронного документооборота?

Для большинства документов (акты, накладные, договоры, протоколы разногласий и другие документы) для обеспечения юридической значимости достаточно, чтобы документ был подписан действующей квалифицированной электронной подписью.

Для счетов-фактур необходимо соблюдение дополнительных условий:

  • выставление (получение) электронного счета-фактуры проведено через оператора электронного документооборота, входящего в список доверенных операторов ФНС РФ, и в соответствии с порядком, установленным приказом МинФина РФ №50н.
  • формат электронного счета-фактуры полностью соответствует утвержденному приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015

При использовании системы "Транскрипт" все эти условия выполняются.

Надо ли после перехода на электронный документооборот со всеми клиентами перезаключать договоры или подписывать дополнительные соглашения?

Можно, но не обязательно, если иное не предусмотрено условиями договора между контрагентами, так как:

1. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения. Такой вывод можно сделать на основании ст. 6 закона об электронной подписи 63-ФЗ:

  • п. 1 ФЗ№ 63 «Об Электронной подписи…» гарантирует юридическую значимость электронных документов, в законе отсутствуют упоминания о необходимости подписания дополнительных соглашений.
  • В соответствии с п. 3 ФЗ № 63 «Об Электронной подписи…» электронный документ может заменять документ на бумажном носителе с печатью и подписью. В соответствии с вышеуказанным пунктом, контрагент имеет возможность, но не обязан использовать соглашение для определения дополнительных требований.

2. При заключении сделок с электронной подписью, в соответствии с действующим законодательством контрагенты в праве не заключать дополнительное соглашение. Комментарий: В п. 2 ст. 160 ГК РФ указано, что «Использование при совершении сделок … электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон», то есть можно опираться на соглашение, а можно на закон. В случае первичных документов использование электронной подписи закреплено именно в законах:

  • для счетов-фактур – это п. 1 ст. 169 НК РФ, а также Приказ ФНС №50н от 25.04.2011. В обоих законах есть фраза «Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки…». В законодательстве отсутствуют описания формы применяемой при согласии и необходимости его оформления в письменном виде.
  • Кроме того, в соответствии с письмом Минфина РФ от 01.08.2011 №03-07-09/26 в котором сказано следующее:
    "Согласие на применение электронных счетов-фактур может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.». Из всего вышесказанного следует, что согласие может быть и устным. Таким согласием можно считать первую полученную квитанцию о получении документа, подписанную электронной подписью второй стороны. При получении контрагентом документа после его подписания считается что сторона приняла данный документ и выразила согласие с ним.
  • для актов, накладных и других бухгалтерских документов – это п. 5 ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Данный закон разрешает составление первичных документов в виде электронного документа с электронной подписью и не содержит никаких требований о заключении каких-то соглашений.

3. В суде можно доказать исполнение своих обязательств по электронным документам без наличия соглашений.

  • Во первых, в суд можно представлять электронные документы согласно п. 3 ст. 75 Арбитражно-процессуального кодекса. Электронный акт или накладная будет подписана электронной подписью покупателя, которая защищает документ от подделки, при этом она «… признается действительной до тех пор, пока судом не установлено иное» (ст. 11 Закона об электронной подписи 63-ФЗ).
  • Во вторых, в суд предоставляются акты и накладные, которые и доказывают исполнение обязательств по договору, а для этих документов, никаких требований о необходимости заключения соглашений нет.

Из архива высшего арбитражного суда:

  • Письмо ВАС от 7 июня 1995 года № С1 / ОЗ-316, в котором говорится, что «при подтверждении юридической силы документа электронной цифровой подписью, этот документ может признаваться в качестве доказательства по делу, рассматриваемому арбитражным судом»
  • Письмо ВАС от 19 августа 1994 г. № С1-7/оп-578, в котором сказано: «В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью. Если же между сторонами возник спор о наличии договора и других документов, подписанных цифровой (электронной) подписью, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. С учетом этой процедуры арбитражный суд проверяет достоверность представленных сторонами доказательств. При необходимости арбитражный суд вправе назначить экспертизу по спорному вопросу, используя при этом предусмотренную договором процедуру. В случае отсутствия в таком договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказывания подлинности договора и других документов, а одна из сторон оспаривает наличие подписанного договора и других документов, арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью.» Многие юристы делают акцент на финальной части этой цитаты. Наше мнение – бремя доказательства взять в таком случае на себя и сразу предоставить в суд все документы свидетельствующие о наличие и подлинности таких документов. При этом мы – компания Тензор - можем выдать сразу два заключения: как оператор связи – подтвердить, что документ прошел через наш сервер, как удостоверяющий центр – подтвердить, что электронная подпись валидна и соответствует документу.

Кроме актов, накладных, счетов-фактур какие еще документы могут быть электронными?

Любой документ, если иное не предусмотрено законодательством.

Какие электронные подписи можно использовать при организации электронного документооборота?

Для обеспечения юридической значимости межкорпоративного электронного документооборота необходимо использовать квалифицированные ЭП (ФЗ-63 «Об электронной подписи»). В системе Транскрипт разрешено использование любой квалифицированной электронной подписи, выпущенной любым Удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи РФ.

Что нужно контрагентам, чтобы они смогли начать получать наши документы?

  • компьютер;
  • доступ в интернет;
  • электронная подпись, выданная любым аккредитованным Удостоверяющим центром.

О работе с разными типами документов в рамках электронного документооборота

Как можно предоставить в ФНС или суд документы в электронном виде?

Для предоставления электронных документов в суд и другие контролирующие органы могут использоваться как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии. Копии на бумаге должны заверяться подписью и печатью организации и содержать отметку о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Предоставление электронных документов по требованию от ФНС возможно в системе сдачи электронной отчетности через программу «Такснет-Референт». Просто прикрепите скачанный из Транскрипта документ к описи, сформированной в ответ на требование.

Почему в электронном виде счет-фактура подписывается только одной подписью?

В соответствии с 169 статьей налогового кодекса электронные счета-фактуры подписываются только одной подписью – руководителя или уполномоченного лица.

При каких условиях счет-фактура считается выставленной контрагентом и какая дата считается датой выставления?

Счет-фактура считается выставленным в электронном виде, если продавец получил подтверждение оператора электронного документооборота об отправке счета-фактуры, а датой выставления является дата, указанная в этом подтверждении (п. 1.10 приказа МинФина РФ №50н от 25.04.2011).

Каким образом внести исправление/ уточнение в электронные документы?

Для электронного счета-фактуры исправления формируются в соответствии с установленными форматами ФНС утвержденными приказом ФНС РФ №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015:

  • корректировочный счет-фактура выставляется, если после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг;
  • исправленный счет-фактура выставляется при выявлении ошибок заполнения первичного счета-фактуры и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции.

Для остальных видов документов порядок внесения исправлений и формат исправленных документов определяется сторонами сделки самостоятельно.

Сертификат электронной подписи выдается на 1 год, а документы мы обязаны хранить 5 лет. Как по окончании года мы сможем доказать, что подпись, сделанная старым сертификатом, верна?

Для признания квалифицированной электронной подписи действительной необходимо (в соответствии с п. 2 ст. 11 федерального закона №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи») чтобы сертификат подписи был действителен на момент подписания электронного документа. Для доказательства данного факта есть два средства:

  • При формировании электронной подписи использовать штамп времени. Тогда к подписи добавляется информация о дате и времени подписания документа. Соотнесение этой даты с датами действия сертификата и позволяет гарантировать действительность подписи после окончания срока действия сертификата ключа электронной подписи.
  • Отправлять документы через оператора электронного документооборота, который при получении документа проверяет действительность подписи, а также дополнительно фиксирует дату получения в специальном документе – подтверждении оператора. Оба этих действия гарантируют, что на момент получения документа подпись была действительной. Подтверждение оператора с подписями сохраняется у оператора ЭДО в соответствии с приказом МинФина РФ №50н.