Электронный документооборот в организации

2 декабря 2019 года

Электронный документооборот в организации позволяет сократить время отправки бумаг партнёрам, оптимизировать работу бухгалтерии и юридического отдела компании. Также ЭДО сокращает финансовые затраты на проведение всех этих операций.

Электронный документооборот в организации — способ быстро отправлять партнёрам документы на согласование и также быстро получать от них подтверждение. Суть в том, что при установке системы весь процесс не требует распечатки бумажных документов и их пересылки контрагентам. Всё осуществляется через интернет, что сокращает затраты времени и денег.

Содержание

  1. Как работает ЭДО.
  2. Какие задачи решает ЭДО.
  3. Виды электронного документооборота.
  4. Как подключить ЭДО.
  5. Правовое регулирование.
  6. Где заказать внедрение ЭДО.

Как работает ЭДО

Электронный документооборот настраивается следующим образом: при помощи посредника (сервиса-оператора) в организации устанавливается специализированный программный продукт – т.н. система электронного документооборота, сокращенно: СЭД.  

СЭД, разработанная нами называется «Транскрипт», она представляет собой стороннюю программу, которая устанавливается на рабочие компьютеры бухгалтеров и руководителей.  Именно она позволяет создавать, пересылать, принимать подтверждения, хранить любые документы, например, договоры, соглашения, уведомления, а также текстовые и графические материалы любого вида.

Все материалы шифруются цифровой подписью — это позволяет обеспечить высокую степень безопасности хранения документов. Квалифицированная цифровая подпись является заменой ручной подписи и штампа организации, такой документ имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный аналог.

Какие задачи решает ЭДО

В первую очередь ЭДО на предприятии позволяет оптимизировать затраты времени и денег на документооборот. По подсчётам специалистов, обработка одной бумаги (печатной) занимает порядка четырёх часов и обходится в 230 рублей, тогда как электронный вариант — два часа и 23 рубля, из которых большая часть времени уходит на согласование с партнёром. Можно выделить следующие преимущества от внедрения электронного документооборота в организации.

  • Все документы регистрируются в системе и хранятся на серверах — их в любой момент можно найти. Имеется удобная система поиска.
  • Сокращение издержек по времени и по финансам, отказ от использования курьерских служб.
  • Подключение любого количества партнёров к единой системе. Проведение большого количества операций одновременно.
  • Чёткая система отчётности, возможность проследить статус документа на всех этапах обработки.
  • Проведение электронного аудита.

Стоит отметить и минусы системы.

  • Необходимость обучить персонал, как правильно использовать программу.
  • Нужно приобрести цифровую подпись.
  • Не все партнёры будут готовы принять новый метод отношений.

Многие проблемы поможет решить оператор, к которому подключается организация.

Виды электронного документооборота

В зависимости от деятельности компании может быть подключён один из следующих ЭДО:

  • бухгалтерский;
  • кадровый;
  • управленческий;
  • производственный;
  • технологический;
  • складской;
  • архивный;
  • конфиденциальный.

Сколько деятельностей ведёт предприятие, такое количество ЭДО и подключается. При желании заказчика автоматизация может распространяться только на часть документооборота.

Как подключить ЭДО

В первую очередь в организации создаётся рабочая группа. Её задачи — принять постановление об установке ЭДО, сформировать цели, сроки и бюджет проекта. После этого выбирается оператор. Кроме того, потребуется убедить партнёров в эффективности системы (в чём может помочь и сам оператор). Также потребуется проведение следующих операций:

  • утверждение регламента работ;
  • обучение сотрудников;
  • предварительный тест системы;
  • при необходимости — доработка программ.

Финальный этап — полноценное внедрение системы.

Правовое регулирование

Юридическое обоснование электронного документооборота осуществляется следующими законодательными актами:

  • ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
  • Приказ Минфина № ММВ-7-2/168;
  • Приказ Минфина № 50н;
  • Приказ ФНС № ММВ-7-6/36;
  • Приказ ФНС № ММВ-7-6/253.

Квалифицированная электронная подпись является юридически легальной заменой собственноручной подписи и штампу.

Где заказать внедрение ЭДО

Компания Taxnet на протяжении 15 лет разрабатывает IT-решения для предприятий. Чтобы внедрить нашу систему электронного документооборота «Транскрит», просто оставьте заявку на сайте или позвоните по контактному телефону. Ознакомьтесь с нашими тарифами

5 причин обратиться именно к нам:

  1. 15 лет на рынке, есть налаженные и работающие схемы работы;
  2. 100 000 клиентов, свыше 700 партнёров по всей России;
  3. основано 17 внутренних продуктов;
  4. клиентская поддержка на всех этапах внедрения системы;
  5. демократичные, обоснованные цены на услуги.

Для того, чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Источник: taxnet.ru