Электронный документооборот для логистической компании

18 сентября 2019 года
Электронный документооборот для логистической компании

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Основополагающим регламентирующим актом в данном случае выступает Федеральный закон №227-ФЗ от 2010-го года. Электронный документооборот (ЭДО) для логистической компании имеет большое значение, т.к. этот вид деятельности предполагает оперативное принятие решений и практически моментальный обмен документами с контрагентами.

Суть ЭДО

Переход на электронный обмен документами требует привлечение посредника, который должен обеспечивать безопасный канал связи и поддерживать процесс с технической точки зрения. Для организации системы ЭДО необходима установка специализированного программного обеспечения, которое позволяет решить сразу несколько задач:

  • загрузка документов;
  • их прием и отправка;
  • хранение в электронных архивах.

Чтобы повысить безопасность передаваемых файлов, они подписываются усиленной квалифицированной подписью, которая выступает юридическим аналогом подписи собственноручной. Подделка ЭЦП в России - уголовно преследуемое деяние. Взломать цифровую подпись практически невозможно.

Функционал автоматизированной системы

Электронный вариант документооборота призван справляться с теми же задачами, что его бумажный аналог. Вот основные функции внедряемой системы:

  • загрузка документации с возможностью ее корректировки и обработки;
  • организация бесперебойного потока документов, установление разграничения прав различных пользователей;
  • формирование внутренних связей между подразделениями, возможность работы с одним документом сразу нескольким сотрудникам;
  • отправка документации деловым партнерам и контрагентам, что сокращает время на дальнейшие учетные операции с первичными документами в несколько раз;
  • формирование электронных хранилищ, которым не страшны пожары и наводнения. Файлы на сервере могут сохраняться десятилетиями, при этом скорость поиска нужного документа не страдает.

Деятельность логистической компании связана с обработкой огромного объема различной документации. Оптимизация многих рабочих операций становится возможной с внедрением современной системы ЭДО.

Преимущества электронного документооборота

Положительные стороны электронного документооборота для компании, занимающейся логистикой, являются следующие моменты:

  • сокращение временных затрат на прохождение всех документов до 75%;
  • увеличение скорости принятия управленческих решений для корректировки выбранной стратегии или политики общения с контрагентами;
  • экономия материальных ресурсов - нет нужды закупать бумагу, заправлять оргтехнику, платить курьеру, содержать архивные помещения и т.д.;
  • рост производительности труда на 20-25% за счет установления четких взаимосвязей между исполнителями;
  • риск утраты документации - минимальный;
  • рост корпоративной культуры, переход ее на новый уровень.

Логистические фирмы, использующие ЭДО, развиваются интенсивнее. Их деятельность на рынке отличается большей эффективностью. Есть некоторые моменты при внедрении электронного документооборота, о которых стоит упомянуть:

  • сотрудников придется обучить новым навыкам;
  • партнерская сеть также должна пользоваться системой ЭДО;
  • внедрение новых правил занимает определенное время, главное искусственно не затягивать переходный этап.

Стоимость проекта по внедрению электронного документооборота ощутима, но окупаемость затрат весьма высокая. Компания за короткое время почувствует увеличение объемов продаж и изменение общей финансовой ситуации в лучшую сторону. Пользователем ЭДО внутри организации может быть не только бухгалтер или руководитель, системой могут успешно пользоваться менеджеры и экономисты.

ЭДО в логистике

Компания «Такснет» предлагает удобный инструмент для организации любой логистической сети на рынке - систему электронного документооборота "Транскрипт". Несомненные плюсы: быстрое получение денег от клиентов, оптимизация цепочек поставки продукции, формирование максимально понятного и эффективного инструмента для развития бизнеса.

Мы устанавливаем систему электронного документооборота экспедиторским и транспортным компаниям, 3PL-операторам, таможенным брокерам, участникам морского сообщения грузов и т.д. Готовый программный продукт оптимизирует деятельность организации, позволяет сократить часть сотрудников и повысить производительность оставшихся.

Подписывать первичные документы теперь можно парой кликов компьютерной мышкой.

Самые популярные виды документов уже переведены в электронный формат:

  • универсальные передаточные документы;
  • счета-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • товарно-транспортные накладные;
  • доверенности;
  • прочие документы, которыми пользуется конкретный клиент компании.
Важно: все документы, отправленные и полученные по системе ЭДО, признаются судами всех юрисдикций и полностью заменяют бумажные аналоги.
Уважаемые клиенты!
С 31 марта по 5 апреля клиентские офисы Такснет будут закрыты для посещения. О дальнейшем расписании мы сообщим дополнительно.

Техподдержка работает в штатном режиме: по будням с 8:30 до 17:30 мск.
С нашими специалистами можно связаться: