С 1 октября по 1 ноября техническая поддержка работает в усиленном режиме. Подробности читайте по ссылке

Преимущества работы с ЭДО: взгляд бухгалтера

28 сентября 2020 года
Преимущества работы с ЭДО: взгляд бухгалтера

Информационные технологии проникли во все сферы жизни. Особенно это чувствуется в ведении бизнеса. Сегодня существует много программ, приложений и различных устройств, чтобы контролировать, оптимизировать и развивать бизнес-процессы.

Одной из таких информационных технологий является электронный документооборот (ЭДО). Он помогает упростить обмен документами с контрагентами, взять под контроль все документы компании, что очень удобно для бухгалтеров, вся работа которых связана с документами. Однако не все бухгалтеры знают об этом.

В этой статье мы решили рассмотреть ЭДО с точки зрения бухгалтера. После прочтения вы узнаете:

  • почему ведение электронного документооборота облегчает бухгалтеру работу;

  • для чего ЭДО нужен бухгалтерии, какие документы удобно вести в электронном формате;

  • полезные функции электронного документооборота, о которых мало кто знает.

Для чего бухгалтеру использовать ЭДО?

Бухгалтеры уже не первый десяток лет не заполняют учетные документы вручную. Для этого есть специальные компьютерные программы, которые помогают им быстро и без ошибок создать первичные документы. Но затем, чтобы отправить документ контрагентам или отнести в соседний отдел, многие его распечатывают. Однако сегодня передать документы можно намного проще и быстрее.

Любой документ можно отправить с помощью электронного документооборота всего за пару секунд. Вам не потребуется искать принтер и сканер, бежать к коллеге в кабинет на другом конце офиса или на почту, чтобы отправить важные документы заказным письмом. Все это можно сделать не вставая со своего рабочего места.

Удобно? Еще бы! Главное преимущество ЭДО в том, что документы защищены от несанкционированного доступа. Их сможет просмотреть только адресат и доверенные ему лица.

Легитимность электронных документов

Документы, переданные по электронному документообороту, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные аналоги. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которая равносильна подписи от руки.

Благодаря этому факту, электронные документы подписанные электронной подписью признаются юридически значимыми и их даже используют при судебных разбирательствах. К тому же в сервисе электронного документооборота можно узнать все данные о передачи документов, так как в нем сохраняется вся история работы. По ней можно выяснить с точностью до секунды, когда и кем был подписан документ, являлась ли электронная подпись действительной на момент подписания.

ЭДО для бухгалтера — это удобно?

Многие бухгалтеры старой закалки боятся переходить с привычного «бумажного» уклада работы на новый электронный, так как переживают о сохранности данных и о доставке файлов контрагентам. Эти страхи безосновательны, так как в ЭДО документы защищены сильнее, чем в конверте от Почты России. Все данные передаются по защищенному каналу связи, поэтому вероятность подмены и перехвата данных исключена. Документы не просто со 100% вероятностью дойдут до адресата, но и будут у него уже буквально через минуту.

Какие еще преимущества появятся у бухгалтера при переходе на электронный документооборот:

  • Не нужно хранить архив. Архивы документов занимают много места и чаще всего в них сложно найти необходимый файл. С ЭДО все ваши документы будут храниться на сервере оператора документооборота. Вы сможете найти любой необходимый документ за считанные секунды, и при этом у вас освободится место в офисе.

  • Документы никогда не потеряются. У многих бухгалтеров рабочий стол завален горами документов, которые ждут, чтобы с ними ознакомились и убрали в нужную папку. В таких условиях важные документы могут легко потеряться. Работа в ЭДО исключает эти риски. В сервисе можно найти документ, который вы загрузили с любым сроком давности.

  • Ускорится темп работы. Обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн намного быстрее, чем по почте. Вам не нужно будет тратиться на курьеров или самим ходить на почту, чтобы отправить документы контрагентам или в госорганы.

  • Документы быстрее подписываются и согласовываются. Процесс подписания документов в ЭДО прозрачнее и проще. Не нужно бегать по кабинетам, искать коллег, которые должны поставить свою подпись. Все происходит в режиме онлайн. Вы отправляете документ на подпись определенным людям, и они подписывают файл со своих рабочих мест. В системе мгновенно отображаются все подписи и отказы коллег.

  • Экономия времени на исправлениях. Система автоматически проверяет все счета-фактуры, акты и накладные на соответствие формату — это исключает возможность ошибок при приеме контролирующими органами.

Уже хотите внедрить ЭДО в свою работу? Не спешите. Лучше потратить время на выбор подходящего оператора электронного документооборота и самой системы. У разных сервисов возможности и ценовая политика отличаются, поэтому важно внимательно все изучить.

Мы предлагаем попробовать систему ЭДО «Транскрипт». Эту систему уже используют более 30 тысяч компаний по всей России. За последний год пользователи «Транскрипта» отправили более 3 миллионов документов.

5 причин попробовать систему ЭДО «Транскрипт»,:

  1. Отправка документов контрагентам, которые пользуются другими операторами ЭДО. Мы взаимодействуем с 13 операторами ЭДО, роуминг позволяет обмениваться документами с пользователи других систем. Тарифицируются только исходящие документы, все входящие — бесплатны.

  2. Сохранение истории документа. В системе фиксируются все этапы движения документа когда и кем был подписан, отправлен или получен документ.

  3. Работа с любой электронной подписью. В системе «Транскрипт» можно работать с квалифицированной электронной подписью любого аккредитованного УЦ.

  4. Упрощение работы с документами в системе 1С. Модуль 1С-Транскрипт позволяет автоматизировать формирование, отправку и прием бухгалтерских документов. В этом модуле можно принимать электронные документы и в дальнейшем обрабатывать их в программе 1С, а также отправлять документы из 1С в систему «Транскрипт».

  5. Ускорение обмена закрывающими документами с самозанятыми. В системе «Транскрипт» можно обмениваться документами с самозанятыми. Это позволит быстрее получить акты и договоры. Подробнее узнать об этом можно здесь.

При подключении к системе электронного документооборота «Транскрипт» всем новым пользователям мы дарим 50 бесплатных отправок документов. С ними вы сможете протестировать работу документооборота и отправить контрагентам свои первые электронные документы.

Разрешите системе ЭДО «Транскрипт» упростить вашу работу

Работа бухгалтера сложная, рутинная и всегда требует полной концентрации внимания, потому что любая ошибка в документе может дорого обойтись компании. Но современные технологии могут взять часть бухгалтерской работы на себя.

Разрешите электронному документообороту упростить вашу работу. Подключите систему ЭДО «Транскрипт» и вы сможете быстрее обмениваться документами с контрагентами и госорганами, вам будет проще согласовывать договоры, и вы перестанете отправлять счета-фактуры, накладные и акты с ошибками.