Внутренний электронный документооборот: кому и зачем он нужен

31 марта 2020 года
Внутренний электронный документооборот: кому и зачем он нужен

На разработку и хранение внутренней документации уходит масса времени, сил и ресурсов. Никому не нравится копаться в кипах бумаг в поисках определенного документа. Есть один способ упростить ведение внутреннего документооборота — перевод в электронный формат.

Вы уже слышали про внутренний электронный документооборот (ЭДО)? В этой статье мы приоткроем завесу тайны и расскажем, что это такое, какие проблемы можно решить с его помощью, чем он отличается от внешнего ЭДО и кому будет выгодно перейти на него. Давайте приступать.

Чем внутренний документооборот отличается от внешнего

Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на 2 вида: внутренний и внешний. Каждый из этих видов лучше рассмотреть отдельно.

Внешний документооборот

К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании.

К внешнему документообороту относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот — неотъемлемый атрибут любой работающей компании. В нем описываются процессы, которые обеспечивают деятельность организации. Такие документы не выходят за пределы компании, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании.

К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.

Обычно в компании не уделяют должного внимания внутренним документам, так как оно сосредоточено на внешнем документообороте. Последний для удобства переводят в электронный формат. Это неудивительно, потому что на репутацию компании в первую очередь влияют отношения с клиентами и заказчиками, из-за чего работа с внешними документами должна быть более «чистая»и аккуратная. Однако не стоит забывать, что без порядка внутри организации невозможно эффективно работать.

ЭДО наводит порядок во внутренней документации

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:

  • Сэкономить место в офисе.

  • Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.

  • Создать единое информационное пространство в компании.

  • Снизить риски потери документов.

  • Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.

  • Фиксировать изменения документов.

  • Ускорить распространение документов в компании.

  • Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.

  • Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.

Какие задачи помогает решить внутренний ЭДО

Внутренний электронный документооборот выстраивается, исходя из запросов компании. Для этого стоит провести анализ деятельности компании и определить участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволяет организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:

  1. Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.

  2. Коммерческий — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.

  3. Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.

  4. Финансовый — ведение финансовой отчетности.

  5. Складской — ведение инвентаризации, сличительных ведомостей, актов о приемке материалов и др.

  6. Архивный — систематизация и упорядочение документов организации.

  7. Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов.

В зависимости от специфики компании могут быть разработаны и другие виды внутреннего ЭДО.

Кому нужен внутренний ЭДО?

Он может быть полезен всем, чья работа связана с внутренней документацией компании: кадровикам, директору, руководителям отделов, бухгалтеру, юристу, менеджерам склада или архива, разработчикам продукта и др.

Налаженный, отрегулированный внутренний документооборот помогает улучшить производственный процесс в любой компании. Ведение документов в электронном формате облегчает работу для каждого сотрудника, и повышает его эффективность.

Сегодня в системе ЭДО Транскрипт есть возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. Каждому работнику можно предоставить доступ к системе с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.

Чем крупнее предприятие, тем сложнее и уникальнее его бизнес-процессы. Для таких компаний мы готовы сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.