Часто задаваемые вопросы

Можно ли подписать электронный документ "задним числом"?

Нет, так как при передаче электронного документа через оператора электронного документооборота фиксируется точное время и дата отправки документа.

Подскажите, пожалуйста, схему взаимодействия с нашими контрагентами (более 500), многие из которых являются мелкими ИП, и слышать не хотят об электронных документах. Как нам быть?

Вопрос мотивации подключения контрагентов к обмену электронными документами является ключевым на данном этапе. И во многом процесс активного подключения зависит от Вашей позиции.
Различают две модели вовлечения контрагентов в электронное взаимодействие:

Добровольная стратегия - модель, основанная на убеждении, переговорах с контрагентами, обсуждения с ними явных и скрытых преимуществ электронного обмена. Результат достаточно долгий и протяженный во времени и дает от 5 до 50% подключений сторонних компаний.

Агрессивная стратегия - навязывание условий перехода на ЭДО в обязательном порядке, как часть исполнения договорных отношений (как правило, диктуется со стороны крупных компаний с сильной позицией на рынке либо монополистами) - эффект до 95% охвата своих контрагентов.

На наш взгляд, будет разумным сочетание преимуществ двух подходов в работе с Вашими партнерами, но главные наши рекомендации:

  • Предлагайте контрагенту переходить на ЭДО поэтапно (при этом, рекомендуем обратиться в ТаксНет - мы поможем составить тексты сообщений, уведомлений, писем в адрес контрагентов и предоставим другую необходимую информацию);
  • Советуйте для начала выбирать документы и стандартные процессы, которые не претерпят существенного изменения от смены формы документа с бумажной на электронную, либо являются типовыми и массовыми (как например, документы ежемесячного биллинга и др.);
  • Напоминайте контрагенту про экономическую эффективность (клиенты не умеют считать себестоимость обработки и хранения документов).

Какие выгоды получают стороны при передаче электронных документов между компаниями в бизнесе? Хотим полностью перейти на электронный документооборот…

Безусловно, обмен электронными документами между коммерческими организациями имеет целый ряд преимуществ. Это и:

  • Снижение затрат на обмен документами;
  • Ускорение обмена документами;
  • Снижение затрат на ввод входящих документов в учетную систему;
  • Снижение количества ошибок при вводе – входящие документы формируются автоматически;
  • Ускорение ввода документов (оприходования товара);
  • Снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи);
  • Хранение документов в памяти компьютера, отказом от бумажных архивов;
  • Быстрый поиск – электронные документы найти так же просто, как и любой документ в УС;
  • Снижение затрат на подготовку к проверкам госорганов.

Сколько стоит участие в ЭДО, сколько стоит отправка одного документа в системе ЭДО в «Транскрипт»?

Регистрация в системе ЭДО «Транскрипт» и участие в ЭДО пользователя происходит бесплатно. Все входящие документы в системе ЭДО «Транскрипт также бесплатны. За отправку всех типов документов в системе ЭДО всегда платит отправитель. Что касается стоимости отправки документов в системе ЭДО «Транскрипт», например, отправка 100 документов (тариф «100») стоит 700 руб. С тарифными планами в системе ЭДО «Транскрипт» можно ознакомиться, перейдя по ссылке: https://tcrypt.ru/transcrypt/prices/

Как долго оформляется электронная подпись для ЭДО? Сколько нужно электронных подписей? Сколько стоит электронная подпись?

Для изготовления квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (ЭП) необходимо обращаться в аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). После заполнения регистрационной анкеты на сайте УЦ по электронной почте направляются счета на оплату самой электронной подписи и, в случае необходимости, средства криптозащиты (например, КриптоПро) и защищенного носителя информации (например, типа «Token»). Выдача сертификата производится через 1-2 банковских дня после оплаты счета и предоставления полного комплекта документов для получения ЭП. На практике у каждого УЦ свой список документов для получения ЭП. Для подтверждения подлинности электронной подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи Удостоверяющим центром выдается сертификат ключа подписи. Сертификат электронной подписи можно получить на каждого сотрудника компании, которому необходимо в силу выполнения своих обязанностей подписывать электронные документы (руководитель организации или сотрудник - уполномоченный представитель). При этом право подписи должно быть оформлено и закреплено во внутренних официальных документах компании.

В среднем стоимость на полный пакет с одним носителем ключевой информации варьируется от 3 000 до 20 000 рублей, в зависимости от УЦ. Лицензия на КриптоПРО (приобретается при необходимости) – от 600 руб. (годовая) до 2 700 руб. (бессрочная). Перевыпуск ключей ЭП осуществляется через год.

Как настроить обмен с контрагентами системы ЭДО "Транскрипт"?

Для добавления нового контрагента в систему ЭДО "Транскрипт" на сайте программы:

  1. Выберите в навигационном меню значение "Контрагенты".
  2. Нажмите на кнопку Добавить контрагента в открывшемся справочнике "Контрагенты".
  3. Система откроет окно "Добавить контрагента".
  4. В пустое поле введите название или ИНН организации, которую вы хотите добавить в контрагенты. Поле оснащено "живым" поиском. При вводе символов в списке отображаются подходящие под парамеры поиска организации. Выберите из списка искомую организацию. (Внимание: Если искомый контрагент является роуминговым, в строке с наименованием организации выводится название оператора роуминга, выделенное красным цветом.)
  5. В окне "Добавить контрагента" отобразится информация по добавляемой организации (Название, ИНН/КПП, Юридический адрес и нндефикатор участника электронного документооборота). Для роумингового контрагента отображается дополнительное поле "Оператор роуминга".
  6. При необходимости введите в поле "Комментарий к запросу" сообщение для добавляемого контрагента.
  7. Нажмите на кнопку Отправить запрос для создания запроса на добавление нового контрагента.
  8. В случае успешной отправки запроса на добавление контрагента система выдаст сообщение.
  9. По отправленному запросу вторая сторона должна дать свой ответ (принять или отклонить запрос). До момента получения ответа на запрос, добавляемый контрагент отображается в справочнике "Контрагенты - Транскрипт" на вкладке "Отправленные".