Часто задаваемые вопросы

Как пользователю отчитываться перед налоговой инспекцией при использовании ЭДО? Какой документ предоставлять в налоговую инспекцию и каким образом?

Согласно 93 статье Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право представить документы по требованию налогового органа в электронном виде. Порядок представления электронных документов в утвержденных ФНС форматах регламентируется Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (в ред. "Приказа" ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@). Также согласно Приказу ФНС России от 31.08.2012 № ММВ-7-6/587@, утвердившему xml-формат электронной описи, по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган появилась возможность направить следующие документы:

Документы, представленные в виде xml-файла:

  • счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
  • книга покупок;
  • книга продаж;
  • журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
  • акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • дополнительный лист книги покупок;
  • дополнительный лист книги продаж;
  • товарная накладная (ТОРГ-12).

Документы, представленные в виде скан-образа:

  • счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
  • акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • товарная накладная (ТОРГ-12);
  • товарно-транспортная накладная;
  • грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
  • добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
  • спецификация (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
  • договор (соглашение, контракт);
  • дополнение к договору.

Важное замечание: Если требование о представлении документов изначально было направлено на бумаге, то представить документы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Это связано с тем, что xml-формат описи предполагает наличие идентификатора файла документа, к которому формируется опись. Данный идентификатор отсутствует на бумажном требовании, а без него опись не выгрузится в систему инспекции.

Как полученный электронный документ проверить на действительность? Каким образом проверить подлинность и подпись документа уполномоченным лицом контрагента?

При работе с электронными документами подтверждение того, что владельцем сертификата выступает именно подписант, можно найти в самом сертификате электронной подписи. Документальное подтверждение действительности ЭД в Удостоверяющем Центре, выдавшем сертификат ЭЦП. Проверка подлинности ЭЦП на электронном документе в «1С-Такском» производится прикладным решением «1С» с использованием криптопровайдера (например, КриптоПро) при получении документа. Алгоритмы проверки определены в международном стандарте Х.509. При возникновении необходимости подтверждения полномочий сотрудника контрагента достаточно запросить копию устава, если документы подписывает директор, либо копию доверенности, на основании которой иной сотрудник уполномочен подписывать документы.

Если в отправленных электронных документах были допущены ошибки, какие действия предусмотрены по их исправлению?

Предусмотрено выставление исправленного и корректировочного счетов-фактур. При необходимости внесения исправлений покупатель направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. В нем покупатель указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно, и почему. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и направляет её покупателю. Также в системе ЭДО «Транскрипт» документ можно аннулировать (данная функция недоступна для документов, полученных/отправленных из роуминга). Инициатором аннулирования может быть, как отправитель, так и получатель документа. Аннулирование предназначено для признания недействительными ранее принятых документов. Для признания документа недействительным обеими сторонам документооборота необходимо подписать соглашение об аннулировании. Отправитель может аннулировать документ в одностороннем порядке, если на него не получен результат приема: квитанция о приеме или уведомление об уточнении (для документа без запроса подписи и счета-фактуры не получено извещение о получении). В данном случае документ считается недействительным сразу после подписания Отправителем предложения об аннулировании.

Необходимо ли дополнительно дублировать электронные документы в бумажном виде?

Если уже произошло выставление электронного документа, согласно Письму Минфина России от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769 дублировать его на бумаге не нужно.

Почему нельзя обмениваться документами при помощи электронной почты? Почему необходимо это делать через операторов ЭДО?

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Законодательно также закреплено, что передаваемые в электронном виде первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть данные документы нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. Кроме того, документ налогового контроля, электронный счет-фактура, в силу требований п. 6 ст. 169 НК РФ должен подписываться исключительно квалифицированной электронной подписью.

Как предоставить электронные документы в суд?

Представление в суд оригинала электронного документа:

Для выгрузки оригинала электронного документа с подписями выполните действия:

  1. Авторизуйтесь на сайте https://tcrypt.ru и найдите нужный документ.
    • Выберите документ, нажав на соответствующий чекбокс. Далее нажмите кнопку Скачать.
    • В открывшемся меню выберите значение «Документ с подписями» или «Архив, содержащий все документы документооборота»
  2. «Документ с подписями» - документ будет сохранен на Вашем компьютере в виде архива, который содержит файл с документом и файл подписи.
  3. «Архив, содержащий все документы документооборота» - будет сохранен архив, который содержит все документы, участвующие в документообороте (файл документа с протоколом передачи, извещениями и подписями).

Представление в суд электронных документов в бумажном виде:

Для предоставления электронных документов в бумажном виде необходимо выгрузить печатную форму документа из Системы, распечатать и заверить печатью организации (при наличии) и подписью руководителя. При этом для проверки подлинности печатной формы электронного документа может быть назначена экспертиза.

  1. Для выгрузки печатной формы электронного документа со штампом подписи выполните действия:
    • Авторизуйтесь на сайте https://tcrypt.ru и найдите нужный документ.
    • Кликните на строку с интересующим вас документом в списке. Система откроет окно просмотра документа.
    • Для сохранения печатной формы документа с информацией о подписях нажмите на ссылку «Печатная форма с подписями». При нажатии ссылки печатная форма скачивается в формате *.pdf на ваш компьютер. Далее открыть и распечатать скачанный файл Вы сможете при помощи программы Adobe Reader.

Прим.: Информация об электронной подписи и параметрах электронного документа отображается только для документов, имеющих формат *.xml, *.pdf, *.txt, *.doc, *.docx, *.xls, *.xslx.

Что такое формализованный документ?

Электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством РФ.

Надо ли при внедрении ЭДО со всеми клиентами перезаключать договоры или подписывать дополнительные соглашения?

Можно, но не обязательно, если иное не предусмотрено условиями договора между контрагентами, так как:

  1. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения. Такой вывод можно сделать на основании ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
    • п. 1 ст.6 - гарантирует юридическую значимость электронных документов. В законе отсутствуют упоминания о необходимости подписания дополнительных соглашений.
    • п. 3 ст.6. - электронный документ может заменять документ на бумажном носителе с печатью и подписью. В соответствии с вышеуказанным пунктом, соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
  2. При заключении сделок с использованием электронной подписи, в соответствии с действующим законодательством контрагенты вправе не заключать дополнительное соглашение. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.