Часто задаваемые вопросы

Можно ли пользоваться ЭДО "Транскрипт" без сертификата электронной подписи?

Да, пользователь может войти в систему ЭДО «Транскрипт» с помощью логина и пароля, которые ему выдает администратор личного кабинета компании в системе ЭДО (администратор личного кабинета указывается при регистрации в системе). Администратор личного кабинета компании должен настроить для данного пользователя права доступа к документам. Пользователь, вошедший по логину и паролю, может выполнять различные действия с документами, кроме подписи и отправки, а именно:

  • получать документы и просматривать их;
  • передавать документы на согласование и подпись в другие подразделения компании;
  • согласовывать входящие документы (без права подписи);
  • работать со списками контрагентов;
  • пользоваться поиском по документам..

Электронный документооборот без подписи КЭП не имеет юридической силы, поэтому подписывать документы должен другой пользователь, имеющий КЭП, и обладающий соответствующими правами.

Существуют ли ограничения на объём, передаваемого через ЭДО "Транскрипт", документа?

Ограничение на размер одного вложенного в письмо документа существует, и оно составляет 30 Мб. Количество документов в одном, сформированным пользователем пакете документов, - не ограничено.

Можно ли подписать электронный документ "задним числом"?

Нет, так как при передаче электронного документа через оператора электронного документооборота фиксируется точное время и дата отправки документа.

Подскажите, пожалуйста, схему взаимодействия с нашими контрагентами (более 500), многие из которых являются мелкими ИП, и слышать не хотят об электронных документах. Как нам быть?

Вопрос мотивации подключения контрагентов к обмену электронными документами является ключевым на данном этапе. И во многом процесс активного подключения зависит от Вашей позиции.
Различают две модели вовлечения контрагентов в электронное взаимодействие:

Добровольная стратегия - модель, основанная на убеждении, переговорах с контрагентами, обсуждения с ними явных и скрытых преимуществ электронного обмена. Результат достаточно долгий и протяженный во времени и дает от 5 до 50% подключений сторонних компаний.

Агрессивная стратегия - навязывание условий перехода на ЭДО в обязательном порядке, как часть исполнения договорных отношений (как правило, диктуется со стороны крупных компаний с сильной позицией на рынке либо монополистами) - эффект до 95% охвата своих контрагентов.

На наш взгляд, будет разумным сочетание преимуществ двух подходов в работе с Вашими партнерами, но главные наши рекомендации:

  • Предлагайте контрагенту переходить на ЭДО поэтапно (при этом, рекомендуем обратиться в ТаксНет - мы поможем составить тексты сообщений, уведомлений, писем в адрес контрагентов и предоставим другую необходимую информацию);
  • Советуйте для начала выбирать документы и стандартные процессы, которые не претерпят существенного изменения от смены формы документа с бумажной на электронную, либо являются типовыми и массовыми (как например, документы ежемесячного биллинга и др.);
  • Напоминайте контрагенту про экономическую эффективность (клиенты не умеют считать себестоимость обработки и хранения документов).

Какие выгоды получают стороны при передаче электронных документов между компаниями в бизнесе? Хотим полностью перейти на электронный документооборот…

Безусловно, обмен электронными документами между коммерческими организациями имеет целый ряд преимуществ. Это и:

  • Снижение затрат на обмен документами;
  • Ускорение обмена документами;
  • Снижение затрат на ввод входящих документов в учетную систему;
  • Снижение количества ошибок при вводе – входящие документы формируются автоматически;
  • Ускорение ввода документов (оприходования товара);
  • Снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи);
  • Хранение документов в памяти компьютера, отказом от бумажных архивов;
  • Быстрый поиск – электронные документы найти так же просто, как и любой документ в УС;
  • Снижение затрат на подготовку к проверкам госорганов.

Как зарегистрироваться в личном кабинете оператора ЭДО "Такснет"

Для регистрации в личном кабинете оператора ЭДО «Транскрипт» ЗАО «ТаксНет»:

  • Получите электронную подпись в УЦ ЗАО «ТаксНет» или в любом аккредитованном Минкоминформсвязи РФ Удостоверяющем центре;
  • Вставьте в компьютер ключ электронной подписи;
  • Перейдите по ссылке https://tcrypt.ru/Account/BeginRegistration
  • Для перехода к процессу регистрации - нажмите на кнопку «У меня есть сертификат ЭП»;
  • Заполните регистрационную форму. Для этого Вам необходимо знать ИНН, КПП организации и указать электронный адрес контактного лица. Обязательно укажите свой E-mail. После заполнения всех полей Вам необходимо будет перейти в свою электронную почту для подтверждения регистрации.
  • Подтвердите свою регистрацию через электронную почту, которую Вы указали при регистрации на сайте оператора ЭДО «Транскрипт» ЗАО «ТаксНет»;
  • Поздравляем Вас - Вы успешно зарегистрированы в системе ЭДО «Транскрипт»!

Зайдите в личный кабинет оператора ЭДО и подтвердите свою электронную подпись. Для этого нажмите на кнопку «Электронная подпись». После того, как оператор ЭДО проверит достоверность Вашей электронной подписи, Вам будут доступны все документы, поступившие от Ваших контрагентов.

Системы EDO и EDI: В чем их разница и для чего они применяются?

Нужно различать межкорпоративный юридически значимый ЭДО (ЮЗЭДО) т.е. «электронный документооборот», и EDI-документооборот (обмен электронными данными в ритейле).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен электронными данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае, через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то в EDI-документообороте реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный ЮЗЭДО допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI-документооборота перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям.

Что такое СКЗИ и для чего оно работает, придется ли приобретать какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ) сегодня нельзя осуществлять юридически значимый документооборот. Это специальная программа, которая обеспечивает шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи. И действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

Как пользователю отчитываться перед налоговой инспекцией при использовании ЭДО? Какой документ предоставлять в налоговую инспекцию и каким образом?

Согласно 93 статье Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право представить документы по требованию налогового органа в электронном виде. Порядок представления электронных документов в утвержденных ФНС форматах регламентируется Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (в ред. "Приказа" ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@). Также согласно Приказу ФНС России от 31.08.2012 № ММВ-7-6/587@, утвердившему xml-формат электронной описи, по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган появилась возможность направить следующие документы:

Документы, представленные в виде xml-файла:

  • счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
  • книга покупок;
  • книга продаж;
  • журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
  • акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • дополнительный лист книги покупок;
  • дополнительный лист книги продаж;
  • товарная накладная (ТОРГ-12).

Документы, представленные в виде скан-образа:

  • счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
  • акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • товарная накладная (ТОРГ-12);
  • товарно-транспортная накладная;
  • грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
  • добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
  • спецификация (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
  • договор (соглашение, контракт);
  • дополнение к договору.

Важное замечание: Если требование о представлении документов изначально было направлено на бумаге, то представить документы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Это связано с тем, что xml-формат описи предполагает наличие идентификатора файла документа, к которому формируется опись. Данный идентификатор отсутствует на бумажном требовании, а без него опись не выгрузится в систему инспекции.

Как полученный электронный документ проверить на действительность? Каким образом проверить подлинность и подпись документа уполномоченным лицом контрагента?

При работе с электронными документами подтверждение того, что владельцем сертификата выступает именно подписант, можно найти в самом сертификате электронной подписи. Документальное подтверждение действительности ЭД в Удостоверяющем Центре, выдавшем сертификат ЭЦП. Проверка подлинности ЭЦП на электронном документе в «1С-Такском» производится прикладным решением «1С» с использованием криптопровайдера (например, КриптоПро) при получении документа. Алгоритмы проверки определены в международном стандарте Х.509. При возникновении необходимости подтверждения полномочий сотрудника контрагента достаточно запросить копию устава, если документы подписывает директор, либо копию доверенности, на основании которой иной сотрудник уполномочен подписывать документы.

Если в отправленных электронных документах были допущены ошибки, какие действия предусмотрены по их исправлению?

Предусмотрено выставление исправленного и корректировочного счетов-фактур. При необходимости внесения исправлений покупатель направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. В нем покупатель указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно, и почему. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и направляет её покупателю. Также в системе ЭДО «Транскрипт» документ можно аннулировать (данная функция недоступна для документов, полученных/отправленных из роуминга). Инициатором аннулирования может быть, как отправитель, так и получатель документа. Аннулирование предназначено для признания недействительными ранее принятых документов. Для признания документа недействительным обеими сторонам документооборота необходимо подписать соглашение об аннулировании. Отправитель может аннулировать документ в одностороннем порядке, если на него не получен результат приема: квитанция о приеме или уведомление об уточнении (для документа без запроса подписи и счета-фактуры не получено извещение о получении). В данном случае документ считается недействительным сразу после подписания Отправителем предложения об аннулировании.

Как правильно надо хранить электронный документ? Необходимо ли его распечатывать или он будет храниться в электронной системе? Как долго хранится электронный документ в базе?

Ответственность за хранение электронных документов лежит непосредственно на пользователях системы ЭДО - отправителе и получателе. Пользователь вправе сам решать, как ему хранить электронные документы и осуществлять их поиск. Для хранения следует организовать электронный архив. Сделать это можно самостоятельно, используя локальные серверы, либо воспользоваться услугами, специализирующихся на этом, компаний. Хранение отправленных в системе ЭДО документов осуществляется и оператором ЭДО, через сервис которого вы осуществляете обмен электронными документами. Распечатывать электронные документы не нужно. Таких требований законодательство не устанавливает ни к одному из видов электронных документов, в том числе и к счетам-фактурам. В личном кабинете системы ЭДО «Транскрипт» документы пользователей хранятся в течение 5 лет.

Каково максимальное время прохождения документов по каналам связи через оператора ЭДО ЗАО «ТаксНет»?

В соответствии с регламентом по обмену ЭДО (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 №174Н) оператору ЭДО даются сутки для передачи документов. На практике процесс передачи через сервис ЭДО «Транскрипт» оператора ЗАО «ТаксНет» занимает одну-две минуты, поскольку подтверждения оператора ЭДО (служебные квитанции в системе ЭДО, фиксирующие каждый этап прохождения документа в системе ЭДО) формируются и подписываются автоматически без участия пользователя. Время прохождения документов в системе зависит в большей степени от скорости доступа к Интернету, которую обеспечивает ваш провайдер.

Необходимо ли дополнительно дублировать электронные документы в бумажном виде?

Если уже произошло выставление электронного документа, согласно Письму Минфина России от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769 дублировать его на бумаге не нужно.

Сколько стоит участие в ЭДО, сколько стоит отправка одного документа в системе ЭДО в «Транскрипт»?

Регистрация в системе ЭДО «Транскрипт» и участие в ЭДО пользователя происходит бесплатно. Все входящие документы в системе ЭДО «Транскрипт также бесплатны. За отправку всех типов документов в системе ЭДО всегда платит отправитель. Что касается стоимости отправки документов в системе ЭДО «Транскрипт», например, отправка 100 документов (тариф «100») стоит 700 руб. С тарифными планами в системе ЭДО «Транскрипт» можно ознакомиться, перейдя по ссылке: https://tcrypt.ru/transcrypt/prices/

Как долго оформляется электронная подпись для ЭДО? Сколько нужно электронных подписей? Сколько стоит электронная подпись?

Для изготовления квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (ЭП) необходимо обращаться в аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). После заполнения регистрационной анкеты на сайте УЦ по электронной почте направляются счета на оплату самой электронной подписи и, в случае необходимости, средства криптозащиты (например, КриптоПро) и защищенного носителя информации (например, типа «Token»). Выдача сертификата производится через 1-2 банковских дня после оплаты счета и предоставления полного комплекта документов для получения ЭП. На практике у каждого УЦ свой список документов для получения ЭП. Для подтверждения подлинности электронной подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи Удостоверяющим центром выдается сертификат ключа подписи. Сертификат электронной подписи можно получить на каждого сотрудника компании, которому необходимо в силу выполнения своих обязанностей подписывать электронные документы (руководитель организации или сотрудник - уполномоченный представитель). При этом право подписи должно быть оформлено и закреплено во внутренних официальных документах компании.

В среднем стоимость на полный пакет с одним носителем ключевой информации варьируется от 3 000 до 20 000 рублей, в зависимости от УЦ. Лицензия на КриптоПРО (приобретается при необходимости) – от 600 руб. (годовая) до 2 700 руб. (бессрочная). Перевыпуск ключей ЭП осуществляется через год.

Почему нельзя обмениваться документами при помощи электронной почты? Почему необходимо это делать через операторов ЭДО?

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Законодательно также закреплено, что передаваемые в электронном виде первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть данные документы нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. Кроме того, документ налогового контроля, электронный счет-фактура, в силу требований п. 6 ст. 169 НК РФ должен подписываться исключительно квалифицированной электронной подписью.

Как предоставить электронные документы в суд?

Представление в суд оригинала электронного документа:

Для выгрузки оригинала электронного документа с подписями выполните действия:

  1. Авторизуйтесь на сайте https://tcrypt.ru и найдите нужный документ.
    • Выберите документ, нажав на соответствующий чекбокс. Далее нажмите кнопку Скачать.
    • В открывшемся меню выберите значение «Документ с подписями» или «Архив, содержащий все документы документооборота»
  2. «Документ с подписями» - документ будет сохранен на Вашем компьютере в виде архива, который содержит файл с документом и файл подписи.
  3. «Архив, содержащий все документы документооборота» - будет сохранен архив, который содержит все документы, участвующие в документообороте (файл документа с протоколом передачи, извещениями и подписями).

Представление в суд электронных документов в бумажном виде:

Для предоставления электронных документов в бумажном виде необходимо выгрузить печатную форму документа из Системы, распечатать и заверить печатью организации (при наличии) и подписью руководителя. При этом для проверки подлинности печатной формы электронного документа может быть назначена экспертиза.

  1. Для выгрузки печатной формы электронного документа со штампом подписи выполните действия:
    • Авторизуйтесь на сайте https://tcrypt.ru и найдите нужный документ.
    • Кликните на строку с интересующим вас документом в списке. Система откроет окно просмотра документа.
    • Для сохранения печатной формы документа с информацией о подписях нажмите на ссылку «Печатная форма с подписями». При нажатии ссылки печатная форма скачивается в формате *.pdf на ваш компьютер. Далее открыть и распечатать скачанный файл Вы сможете при помощи программы Adobe Reader.

Прим.: Информация об электронной подписи и параметрах электронного документа отображается только для документов, имеющих формат *.xml, *.pdf, *.txt, *.doc, *.docx, *.xls, *.xslx.

Что такое формализованный документ?

Электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством РФ.

Надо ли при внедрении ЭДО со всеми клиентами перезаключать договоры или подписывать дополнительные соглашения?

Можно, но не обязательно, если иное не предусмотрено условиями договора между контрагентами, так как:

  1. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения. Такой вывод можно сделать на основании ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
    • п. 1 ст.6 - гарантирует юридическую значимость электронных документов. В законе отсутствуют упоминания о необходимости подписания дополнительных соглашений.
    • п. 3 ст.6. - электронный документ может заменять документ на бумажном носителе с печатью и подписью. В соответствии с вышеуказанным пунктом, соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
  2. При заключении сделок с использованием электронной подписи, в соответствии с действующим законодательством контрагенты вправе не заключать дополнительное соглашение. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.