Акт приема-передачи имущества (3-х сторонний универсальный)

Для работы с актами по приему-передачи имущества между муниципальными учреждениями, исполнительными комитетами г. Казани в Транскрипт реализован универсальный маршрут.

Учреждения, участвующие в маршруте, и роли сотрудников:

Муниципальное учреждение (МУ1) - участник 1
- инициатор документооборота (добавление документов и выбор участников для МУ1)
- комиссия (от 0 до 6 человек) при условии см. Прим. 1*;
- главный бухгалтер (подпись);
- начальник отдела по учету ТМЦ (подпись) при условии см. Прим. 2*;
- руководитель (подпись);
Муниципальное учреждение (МУ2) - участник 2
- специалист (выбор участников для МУ2);
- комиссия (от 0 до 6 человек) при условии см. Прим.1*;
- главный бухгалтер (подпись);
- начальник отдела по учету ТМЦ (подпись) при условии см. Прим. 2*;
- руководитель (подпись);
Комитет земельных и имущественных отношений (КЗИО)
- начальник отдела (выбор специалиста);
- специалист (согласование);
- начальник отдела (подпись);
- заместитель председателя (подпись);
- специалист-регистратор (регистрация во внутренней учетной системе, добавление этих сведений в раздел Метаданные для КЗИО).
Муниципальное казенное учреждение Централизованная бухгалтерия обслуживания (МКУ ЦБО)
- начальник отдела по учету товарно-материальных ценностей (выбор сотрудников) см. Прим. 3*;
- бухгалтера обслуживающие МУ1 и МУ2 (проводка документа во внутренней учетной системе и добавление этих сведений в раздел Метаданные для МУ1/МУ2).

Прим.*:

Если в МУ, согласно учетной политике необходимо, чтобы документ согласовала комиссия учреждения, реализован функционал выбора сотрудников для участия (комиссия) в согласовании.
Если в штате МУ1 и/или МУ2 нет своих обслуживающих бухгалтеров, то документы должен согласовать сотрудник МКУ ЦБО - начальник отдела по учету ТМЦ.
Выбор бухгалтеров в п.4 и добавление метаданных (номер и дата проводки) только для случаев, когда в МУ нет своих обслуживающих бухгалтеров.

До начала документооборота необходимо задать/проверить доступ сотрудников к созданию, согласованию и подписи в универсальном маршруте. Для этого нужно в Настройках организации - раздел ЭДО по маршруту выбрать маршрут - Акт приема-передачи имущества (3-х сторонний универсальный) - для указанных в маршруте ролей добавить/изменить сотрудника (-ов).

Например, для роли Инициатор в МУ1 можно добавить еще одного сотрудника:

Порядок создания маршрута «Акт приема-передачи имущества (3-х сторонний универсальный)»

Создает документооборот по маршруту сотрудник с ролью Инициатор МУ1:

авторизуйтесь в системе с помощью логина и пароля:
нажмите кнопку и перейдите во вкладку ЭДО по маршруту;
в форме выберите из списка доступный маршрут - Акт приема-передачи имущества (3-х сторонний универсальный);
выберите из справочника Контрагентов остальных участников маршрута: МУ2, ЦБО, КЗИО, например:

Прим.: доступ к разделу ЭДО по маршруту открывается при выполнении следующих условий:

- организация добавлена в список контрагентов и активна;
- организация инициатор отправила документ, используя маршрут, контрагенту.

задайте тему (название) документооборота;
укажите тип документа (-ов), доступный для данного маршрута:
- Акт о приеме-передаче имущества - обязательный (количество от 1 до 10)
- Приложение - необязательный (количество от 0 до 10)
- Извещение - необязательный (количество от 0 до 1)

Прим.: если в пакете с документами есть тип документа Извещение, то согласование в КЗИО не требуется и, соответственно, в листе согласования этот процесс не отобразится (в печатной форме не будет отображения штампов ЭП).

отправьте документ(-ы).

Созданный документооборот отобразится в разделе ЭДО по маршруту, в верхней строке списка документов.

Дополнительная настройка маршрута сотрудником с ролью Инициатор в МУ1:

Авторизуйтесь в системе с помощью логина и пароля. В списке документооборотов выберите нужный, со статусом «В процессе. Выбор членов комиссии в МУ1». Откройте карточку и продолжите настройку документооборота с помощью кнопок:

Скачать все - скачать архив с загруженным документом (-ами);
Отказать в дальнейшем согласовании документа;
Отправить - отправить документ по выбранному маршруту или перейти к выбору сотрудника(-ов) в комиссию;
Добавить комиссию если в организации требуется дополнительное согласование Акта приема-передачи имущества выбранными членами комиссии;
Комиссии нет если дополнительное согласование членами комиссии не требуется.

При нажатии на кнопку Отправить система уведомит о том, что необходимо добавить комиссию:

Выбор комиссии для дополнительного согласования документа(-ов) комиссией

С помощью кнопки

выберите сотрудников - членов комиссии из справочника сотрудников организации от 1 до 6:

Прим.: Если сотрудника, которого необходимо включить в состав комиссии или от него требуется действие подписать/согласовать, нет в справочнике сотрудников, необходимо создать (добавить) сотрудника в справочник. Для этого перейдите во вкладку с настройками Организации - раздел Сотрудники, по кнопке

заполните в карточке все обязательные сведения о сотруднике, доступе. Далее в разделе ЭДО по маршруту добавьте вновь созданному сотруднику роль.

Выберите нужное количество сотрудников - членов комиссии, которым необходимо выполнить действие по согласованию/подписи документа, при необходимости отредактируйте список, удалив сотрудников из списка по крестику перед ФИО:

По кнопке

сохраните комиссию из указанных сотрудников.

По кнопке

подтвердите свой выбор или отредактируйте список членов комиссии с помощью кнопки

Убедитесь, что все сотрудники назначены верно и отправьте документ по маршруту. Сотрудникам комиссии будет отправлено уведомление о новом документе.

В случае, если не выбрано ни одного сотрудника комиссии, и инициатор МУ 1 попытается отправить документ, система уведомит о необходимости назначить сотрудника(-ов) комиссии. Если согласование комиссией не требуется, закройте уведомление по кнопке Закрыть. Далее нажмите Комиссии нет, если в организации не требуется проводить внутреннее согласование документа и подтвердите свое действие:

Если была выбрана комиссия, после подтверждения действий по выбору комиссии - статус документооборота изменится на «В процессе. На согласовании в комиссии МУ 1».

Если согласование членами комиссии не нужно, следующий шаг для совершения действий будет зависеть от условия наличия сотрудника с ролью “Главный бухгалтер” в МУ1 см. Прим. п. 2.:
- «В процессе. На подписи у главного бухгалтера МУ1», если в организационной структуре МУ1 есть сотрудник с ролью “Главный бухгалтер” и он привязан к маршруту;
- «В процессе. На согласовании у нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО», если в организационной структуре МУ1 нет сотрудника с ролью “Главный бухгалтер”, документ будет перенаправлен в МКУ ЦБО.

Инициатор МУ1 - может отклонить документооборот с указанием причины отказа, после чего статус документооборота изменится на «Отказано. Отклонен».

При получении уведомления о новом документе, члены комиссии могут независимо друг от друга (параллельно) согласовать документ.

Для этого авторизуйтесь в системе по логину/паролю (доступ по логину/паролю может настроить сотрудник организации с ролью администратор), выберите документ из списка со статусом «В процессе. На согласовании в комиссии МУ 1». Возможные действия у каждого члена комиссии:

Скачать все - скачать архив
Согласовать - согласовать документ
Отказать - отклонить документ

Статус документооборота меняться не будет, т.е. он будет «В процессе. На согласовании в комиссии МУ 1» до тех пор, пока все члены комиссии не согласуют документ или кто-нибудь не отклонит документ, в таком случае статус документооборота изменится на «Отказано. Отклонен».

В примере была выбрана комиссия из 4-х человек:

Игнатьева Вера Мироновна
Авдеев Дмитрий
Карасев Данил Кириллович
Громова Варвара Ивановна

после успешного согласования всеми членами комиссии статус ДО обновился:

Прим.: При согласовании в списке есть предварительные шаги «Ожидает подписи МУ 1 - Главный бухгалтер» и «Ожидает подписи ЦБО - Начальник отдела», которые могут смущать участников маршрута, поскольку эти сотрудники не были явно заданы при создании ДО, здесь система автоматически ищет ответственных сотрудников см. Прим. п. 2 или Главного бухгалтера в МУ1, или Начальника отдела в ЦБО.

Сотруднику МУ 1 с ролью Главный бухгалтер, получив уведомление, необходимо авторизоваться в системе по сертификату. Далее в списке ЭДО по маршруту открыть нужный документ, ознакомиться и принять решение о своем согласии в подписи или отклонении документа, используя доступную функциональность:

Статус ДО изменится на «В процессе. На подписи у руководителя в МУ 1» в случае подписи или завершится со статусом «Отказано. Отклонен» в случае отказа в подписи документа и уведомлением о завершении ДО инициатору в МУ1.

Если в организационной структуре нет сотрудника с ролью Главный бухгалтер, уведомление о новом документе получит сотрудник с ролью Начальник отдела в ЦБО.

Сотруднику ЦБО с ролью Нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО, получив уведомление, необходимо авторизоваться в системе по сертификату. Далее в списке ЭДО по маршруту открыть нужный документ, ознакомиться и принять решение о своем согласии в подписи или отклонении документа, используя доступную функциональность:

Сотруднику с ролью Руководитель, получив уведомление о новом документе, необходимо авторизоваться в системе по сертификату. Далее в списке ЭДО по маршруту открыть нужный документ, ознакомиться и принять решение о своем согласии в подписи или отклонении документа, используя доступную функциональность:

Статус ДО изменится на «В процессе. Выбор комиссии в МУ 2». Системой будет сформировано и отправлено уведомление о новом документе в МУ2 сотруднику с ролью Специалист.

Дополнительная настройка маршрута сотрудником с ролью Специалист в МУ2

Авторизуйтесь в системе используя логин/пароль (доступ по логину/паролю может настроить сотрудник организации с ролью администратор). Специалисту в МУ2 доступны аналогичные действия, описанные выше для Инициатора в МУ1.

Выбор комиссии в МУ 2 для дополнительного согласования документа(-ов)

Если в организации требуется дополнительное (внутреннее) согласование документа, необходимо добавить сотрудников - членов комиссии с помощью кнопки

. Выберите сотрудников из справочника сотрудников от 1 до 6 например:

заполнить в карточке все обязательные сведения о сотруднике, доступе, далее в разделе ЭДО по маршруту добавить вновь созданному сотруднику роль.

По кнопке

сохраните комиссию из указанных сотрудников.

Подтвердите свой выбор с помощью кнопки

. Далее сотрудникам комиссии будет отправлено уведомление о новом документе.

Перед отправкой документа по маршруту система попросит еще раз подтвердить выбор комиссии, и есть возможность отредактировать список:

Нажмите Комиссии нет, если в организации не требуется проводить внутреннее согласование документа и подтвердите свое действие:

Если члены комиссии уже были выбраны, но согласование документа комиссией не требуется, то на этом этапе можно удалить комиссию и продолжить документооборот:

Если была выбрана комиссия, то после подтверждения действий по выбору комиссии и статус документооборота изменится на «В процессе. На согласовании в комиссии МУ 2».
При получении уведомления о новом документе, члены комиссии могут независимо друг от друга (параллельно) согласовать документ.

Если согласование членами комиссии не нужно, следующий шаг для совершения действий будет зависеть от условия наличия сотрудника с ролью “Главный бухгалтер” в МУ2 см. Прим. п.2.:
- «В процессе. На подписи у главного бухгалтера МУ1», если в организационной структуре МУ1 есть сотрудник с ролью “Главный бухгалтер” и он привязан к маршруту;
- «В процессе. На согласовании у нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО», если в организационной структуре МУ1 нет сотрудника с ролью “Главный бухгалтер”, документ будет перенаправлен в МКУ ЦБО.

Специалист МУ 2 может отклонить документооборот с указанием причины отказа, после чего статус документооборота изменится на «Отказано. Отклонен» с отправкой уведомления Инициатору ДО.

Сотруднику МУ 2 с ролью Главный бухгалтер, получив уведомление, необходимо авторизоваться в системе по сертификату. Далее в списке ЭДО по маршруту открыть нужный документ, ознакомиться и принять решение о своем согласии в подписи или отклонении документа, используя доступную функциональность:

Статус ДО изменится на «В процессе. На подписи у руководителя в МУ 2» в случае подписи или завершится со статусом «Отказано. Отклонен» в случае отказа в подписи документа и уведомлением о завершении ДО инициатора в МУ1.

В примере статус ДО меняется на «В процессе. На подписи у нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО 2», где индекс 2 в МКУ ЦБО обозначает порядковый номер шага для одного и того же сотрудника в МКУ ЦБО.

Сотруднику МКУ ЦБО, получив уведомление о новом документе, нужно авторизоваться в системе с помощью сертификата, в списке документов выбрать нужный со статусом «На согласовании у нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО 2» с помощью доступных кнопок:

Далее следует ознакомиться и принять решение о своем согласии в подписи или отклонении документа. В случае согласия статус документа изменится на «В процессе. На подписи у руководителя МУ 2» с отправкой уведомления Руководителю МУ 2, в случае отказа «Отказано. Отклонен» с отправкой уведомления Инициатору ДО.

Статус ДО изменится на «Выбор сотрудника начальником отдела в КЗИО». Системой будет сформировано и отправлено уведомление о новом документе в КЗИО сотруднику с ролью Начальник отдела.

Следующий шаг маршрута выбор сотрудника для согласования в КЗИО

Получив уведомление о новом документе, сотруднику Комитета с ролью Начальник отдела, необходимо авторизоваться в системе, найти в списке документооборотов нужный документ и с помощью кнопки

выбрать из списка ответственных сотрудников следующего участника маршрута:

Статус ДО изменится и будут указаны ФИО, например:

Выбранному сотруднику, получив уведомление о новом документе, следует авторизоваться в системе с помощью логина и пароля, найти в списке нужный документ. После ознакомления принять решение о согласовании или отклонении документа с помощью кнопок:

В случае согласия статус документа изменится на «В процессе. На подписи у начальника отдела 2 КЗИО» с отправкой уведомления Начальнику отдела, в случае отказа «Отказано. Отклонен» с отправкой уведомления Инициатору ДО.

Прим.: индекс 2 в статусе «В процессе. На подписи у начальника отдела 2 КЗИО» означает, что сотрудник в данном маршруте уже выполнял какое-либо действие.

Начальнику отдела КЗИО, получив уведомление о новом документе, следует авторизоваться в системе с помощью сертификата, найти в списке документооборотов необходимый документ. После ознакомления принять решение о подписи или отклонении документа с помощью кнопок:

В случае согласия статус ДО изменится на «В процессе. На подписи у зам.председателя КЗИО» с отправкой уведомления Заместителю председателя КЗИО, в случае отказа «Отказано. Отклонен» с отправкой уведомления Инициатору ДО.

Заместителю председателя КЗИО, получив уведомление о новом документе, следует авторизоваться в системе с помощью сертификата, найти в списке документооборотов необходимый документ. После ознакомления принять решение о подписи или отклонении документа с помощью кнопок:

В случае согласия статус ДО изменится на «В процессе. На регистрации в КЗИО» с отправкой уведомления ответственному сотруднику КЗИО, в случае отказа «Отказано. Отклонен» с отправкой уведомления Инициатору ДО.

Ответственный сотрудник КЗИО получив уведомление о новом документе, снова авторизуется в системе с помощью пары логина и пароля, находит в списке документов необходимый документ. После регистрации документа в своей внутренней учетной системе и вносит данные о регистрации, с помощью кнопки:

В форме добавления метаданных необходимо заполнить поля:

Номер акта - текстовое поле для внесения регистрационного номера акта;
Дата регистрации акта - по умолчанию заполняется значением текущей даты, с возможностью установить нужную дату с помощью встроенного календаря:
Дата проводки акта - по умолчанию заполняется значением текущей даты, с возможностью установить нужную дату с помощью встроенного календаря:

Заполнив все поля формы, подтвердите свое действие с помощью кнопки

. Внесенные метаданные будут отображаться в карточке ДО и видны всем участникам маршрута. Статус ДО изменится на «В процессе. В МКУ ЦБО выбор специалистов». В случае отказа «Отказано. Отклонен» с отправкой уведомления Инициатору ДО.

Прим.: если в маршруте принимали участие главные бухгалтера МУ1 и МУ2, то статус ДО изменится на «Завершён успешно. Успешно завершен».

Следующий шаг маршрута в МКУ ЦБО

Сотруднику МКУ ЦБО - нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО, получив уведомление о новом документе, следует авторизоваться в системе с помощью сертификата, выбрать нужный документооборот в списке и с помощью кнопок:

выбрать сотрудников для внесения метаданных для МУ 1 и/или МУ 2, максимальное количество от 1 до 2-х:

и подтвердить свой выбор по кнопке Выбрать, затем нажать кнопку:

Система уведомит вас о сделанном выборе, в этой же форме можно будет отредактировать выбор:

После подтверждения действий нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО, выбранным сотрудникам будет сформировано и отправлено уведомление, а статус ДО изменится на «В процессе. Проводка специалистом МКУ ЦБО».
Специалисту МКУ ЦБО, получив уведомление о новом документе, следует авторизоваться по логину/паролю. В списке ДО найти нужный документ, открыть карточку ДО и добавить сведения из учетной системы по кнопке:

В форме заполнить поля:

Номер акта - текстовое поле, для внесения регистрационного номера акта;
Дата проводки - по умолчанию заполняется значением текущей даты, с возможностью установить нужную дату с помощью встроенного календаря:
Название МУ - тестовое поле для добавления названия МУ, за которым было зарегистрировано имущество;
ФИО исполнителя - текстовое поле, для добавления ФИО исполнителя - сотрудника МКУ ЦБО, который выполнил проводку.

Сведения отобразятся в карточке ДО:

при необходимости их можно изменить с помощью кнопки:

Прим.: если в штате МУ 2 нет главного бухгалтера, вышеописанные действия также должен выполнить назначенный нач.отдела по учету ТМЦ МКУ ЦБО - сотрудник МКУ ЦБО.

После внесения метаданных ДО завершится и всем участникам придет уведомление об успешном завершении ДО.